E-Arşiv Numaralama Şablonu Nasıl Tanımlanır?

Bunun için Öğe Ağacında bulunan E-Fatura alanından Numaralama Şablonlarına girilir.

Burada yeni butonuna tıkladıktan sonra açılan pencerede;

Kod: Numara şablonumuzu tanımlamak için istediğimiz bir kod belirleriz. (Örneğin E-Arşiv 2023 Numara Şablonu)

Ön Ek: Almasını istediğimiz ön ek “Üç Harf + Yıl” olacak şekilde girilir.

Başlangıç Zamanı: E-Arşiv kullanmaya başlanılan tarihten itibaren bu numara şablonunun çalışması için başlangıç tarihi girilir.

Bitiş Zamanı: Bu numara şablonunun yıl sonuna kadar geçerli olması ve yıl sonundan itibaren yeni şablon oluşturmayı unutmamız durumunda numara almamasını sağlama için örneğin “31.12.2018 23:59” tarihi girilir.

Kaynak Nesne: Fatura seçili olmalıdır.

Üretim Yöntemi: Dinamik Sorgu seçildiğinde oluşturulup gönderilen en son faturanın ardışığını program takip eder ve sıradaki numarayı verir. Sayaç üzerinden seçildiğinde Sayaç Değeri alanında yazan numaranın ardışığını takip eder.

Numara GİB Biçiminde: Tekrar oluştur seçeneği seçili ise kaydedilen numara GİB’ in belirlediği formata (Örnek: ABC2018000000001) uygun olsa da numara şablonuna göre sıradaki numarayı oluşturur. İşlem yapma seçeneği seçili ise GİB’ in belirlediği formata uygun bir numara verilmişse program kendisi numara vermez ve kaydedilen numara ile gönderim yapılır.

İptal Faturaları: Gözardı Et seçildiğinde Dinamik sorgu yöntemiyle üretim yapılıyorsa İptal faturalar dikkate alınmaz ve herhangi bir iptal faturamız varsa sıradaki numarayı program otomatik veremez. Dikkate Al seçeneği seçiliyse dinamik sorgu yönteminde iptal faturadan sonraki numaradan devam etmesi sağlanır.

Sayaç Değeri: Üretim Yöntemi sayaç üzerinden seçili olan şablonlarda sıradaki numara burada yazılan numaranın ardışığı olacak şekilde otomatik olarak belirlenir. Dinamik Sorguyla seçeneğinde buradaki numara dikkate alınmaz.

Doldurma Uzunluğu: GİB’ in belirlediği format olan üç harf+yıl+9 hane sayı formatının dışında numara vermek istiyorsak varsayılan olarak gelen “9” yerine istediğimiz sayıyı yazabiliriz. Fakat bu durumda GİB formatına uymayacağı için gönderim yapılamaz.

Bu alanlar doldurulduktan sonra kaydet butonuna tıkladığımızda Kurallar sekmesi oluşur. Bu sekme kural koyarak numara şablonumuzun belli kurallarda çalışmasını sağlayabiliriz. Örneğin ARV ile başlayan numara şablonu sadece 10 nolu firmamızda çalısın, sadece e-arşiv faturalarında çalışsın, fatura başlangıcı ABC olan faturalarda çalışsın gibi. Bunun için oluşan Kurallar sekmesinde Yeni butonuna tıklıyoruz açılan pencerede;

Şablon: Otomatik olarak seçili gelir.

Kullanıcı: Şablonun sadece seçilen kullanıcıda çalışmasını sağlar.

Kullanıcı Grubu: Bir kullanıcı grubu oluşturarak şablonun sadece bu kullanıcı grubunda çalışmasını sağlar.

Fatura Türü: E-Arşiv Mağaza, E-Arşiv İnternet, E-Fatura İhracat, E-Fatura gibi sadece belirlediğimiz fatura türünde çalışmasını sağlar.

Firma: Şablonun sadece seçilen firmada çalışmasını sağlar.

İşyeri: Şablonun sadece seçilen işyerinde çalışmasını sağlar.

Bölüm: Şablonun sadece seçilen bölümde çalışmasını sağlar.

Fabrika: Şablonun sadece seçilen fabrikada çalışmasını sağlar.

Fatura Başlangıcı: Faturayı oluşturma esnasında manuel olarak belirlediğimiz bir başlangıç ile başlayan faturaların bu şablonu kullanmasını sağlar. Örneğin ABC ile başlayanlar için bu şablonu kullan gibi.

Fatura Başlangıç-Bitiş Tarihi: Seçilen tarihten/tarih aralığından itibaren bu şablonun kullanılması sağlar.

Özel Kodu/Yetki Kodu/Ticari İşlem Grubu: Fatura oluşturulurken Logo’ da bulunan Özel Kod/ Yetki Kodu/Ticari İşlem Grubu alanına yazılan kod ile şablonumuzun çalışmasını sağlar.

İstediğimiz ayarları yaptıktan sonra kaydet butonuna tıkladığımızda şablonumuz hazır duruma gelecektir.