Dosyalama Sistemi: Nasıl Kullanılır?

DOSYALAMA SİSTEMİ

 Dosyalama Sistemi, Orkestra’nın içerisinde tutulan tüm dosya, klasör ve dizinlerin güvenli şekilde erişimini sağlayan, yetkiler dahilinde oluşturulmuş bir depolama aracıdır. Orkestra’nın sağ üstünde bulunan Perspektifi Aç simgesine tıklayarak Dosyalama Sistemine erişebilmekteyiz.

 

Dosyalama Sistemine giriş yaptığımızda; sağ altta Yetkiler dahilinde klasörler yer almaktadır.

Bu klasörler sayesinde tüm kullanıcı verileri için düzenli biçimde ayrıştırma yapılmaktadır.

 

DİZİNLER:

Orkestra' da dizin, Windows’unuzda bulunan klasörler ile aynı görevi görmektedir. Her kök klasörde istenilen sayıda dizin oluşturulabilir. Oluşturulan dizinlerin altına oluşturulan yeni dizinlere ise "Alt Dizin" denilmektedir.

Dizinin üstünde sağ tık yapıldığında bazı seçenekler karşımıza çıkmaktadır:

 

• Kısayollara Ekle: Ekranın sol üstünde bulunan Kullanıcı Kısayollarına ekleme yapmak için kullanılmaktadır. Hızlı ve kolay ulaşım için oluşturulmuştur.

• Yeni Alt Dizin Oluştur: Kullanıcıda oluşturulan Dizinin içerisine, farklı bir Alt Dizin oluşturmak için kullanılmaktadır.

• Seçili Dizinin Adını Değiştir: Seçmiş olduğunuz Dizinin adını değiştirmek için kullanılmaktadır. En üst satırdaki “Seçili Dizinin Adını Değiştir” butonu da aynı işlevi görmektedir. 

• Seçili Dizini Sil: Seçmiş olduğunuz Dizinin silinmesi işlevini görmektedir. Üst satırdaki “Seçili Dizini Sil” butonu ile aynı işlevi görmektedir.

• Seçili Dizini Yerel Kaydet: Seçmiş olduğunuz Dizini bilgisayarın veya Yerel Diskin üzerine kaydetmek için kullanılmaktadır. Üst satırdaki “Seçili Dizini/ Dosyayı Yerel Diske Kaydet” butonu ile aynı işlevi görmektedir.

• Kes: Seçmiş olduğunuz Dizin ya da dosyaları başka bir dizine taşımak için seçilir.
• Kopyala: Seçmiş olduğunuz Dizin ya da dosyayı kullanmak istediğiniz başka bir dizinde kopyasının oluşturulmasıdır.
• Yapıştır: Seçmiş olduğunuz Dizin ya da dosyanın oluşturulan kopyasını başka bir dizine eklemek için kullanılır.
• Seçili Dizini Yenile: SeçilenDizinde yapılangüncellemelerin görüntülenebilmesi için ilgili dizinin yenilenmesidir.
• Dizin Ağacını Yenile: Sadece seçili Dizini değil, bulunduğunuz Kök Klasörün içerisindeki tüm dizinleri yenilemek için kullanılmaktadır.
• Özellikler: Dizin Özellikleri, Kullanıcı bazlı Yetkilerin verildiği ve diğer bilgilerin girilebileceği bir alandır.

ÖZELLİKLER

Klasör Özelliklerine gelindiğinde birden fazla alan karşımıza çıkmaktadır.

Genel: Bu bölümde Dizinin genel özellikleriyle ilgili bilgiler yer almaktadır. Altta bulunan Öznitelikler bölümünde farklı seçenekler mevcuttur. Bunlar yöneticiler tarafından belirlenmektedir.

• “Salt Okunur” seçeneğinde; dosyanın veya belgenin içerisine girip inceleme yetkisi bulunmakta ancak üzerinde herhangi bir değişiklik yapma yetkisi bulunmamaktadır. Sadece Okuma özelliği olarak tanımlayabiliriz.
• “Adı Değiştirilemez” kutucuğu işaretli olduğunda klasörün adını değiştirme yetkisi kısıtlanmış olmaktadır.
• “Dosyayı Kilitle” seçeneğinde; ilgili Dizin veya dosyayı kilitleyerek bir şifre ile açılması için kullanılmaktadır. Özel ve gizli bilgilerin saklı tutulması için kullanılabilecek bir alan olarak tanımlayabiliriz.
• “Sürüme Otomatik Ekle” seçeneğinde; Dizin üzerinde bir güncelleme yapıldığında Sürüm bilgilerinde tutulması istendiğinde işaretlenen bir alandır. Bu özellikle Dizin veya dosya üzerinde hangi kullanıcının ne işlem yaptığı hakkında bilgi edinilebilmektedir.

Güvenlik:Bu sekmede Kullanıcı Grupları veya Kullanıcı seçimi yaparak üzerinde bulunduğunuz Dizin için hangi kullanıcılara ne için yetkisi verileceğinin seçildiği alandır.

Varsayılanda Tüm Kullanıcılar seçili gelmektedir. Grup ve Kullanıcıyı seçtikten sonra Yetki Açıklaması bölümünden de hangi yetkileri kullanıp kullanamayacağına karar verebilmekteyiz.

 

 

YETKİLENDİRME

İlgili kullanıcılara belirli yetkiler tanımlanabilmekte veya kısıtlanabilmektedir. Yetki verilmemişse ilgili kullanıcı istenilen işlemleri yapamamaktadır.

Kök klasörün üzerine sağ tık yaparak Özellikler sekmesinden Yetkilendirme yapılmaktadır. Kullanıcı ya da Kullanıcı Grubu girdikten sonra alt sekmede bulunan Yetkiler erişime açılmaktadır. Her Kök Klasör için ayrı işlem yapılmalıdır.

 

 

• Alt Dizin Açma: “Alt Dizin Açma” yetkisini de kaldırdığımızda ilgili kullanıcı Alt Dizin oluşturamamaktadır. Oluşturmaya çalıştığında sistem hata verecektir.

• Dizin Silme: İlgili Grup ve Kullanıcı için Kök Klasörün içindeki Dizinleri silme yetkisidir. Bu yetki verilmediğinde Dizin silme işlemi yapılamamaktadır. Yapılmak istendiğinde sistem hata verecektir.

• Listeleme: Listeleme, Dizinin içerisindeki dosyaların görünmesidir. Bu yetki verilmediğinde ilgili Grup ve Kullanıcılar için Dizin adı görünecek fakat içerisindeki dosyaların hiçbiri görünmeyecektir.

 

• Okuma: Dizin incelenmek istendiğinde eğer okuma yetkisi yoksailgili dosya açılmamaktadır.

• Yerel Kaydet: Belgeleri Yerel Diske kaydetmek için kullanılmaktadır. Bu işlem için ilgili dosyanın üzerindeyken üst satırda bulunan “Seçilen Yerel Dosyayı/Dizini Yerel Diske Kaydet” seçeneğine tıklanmalıdır.

Yetki kaldırıldığında klasör haricinde herhangi bir belgeyi Yerel Kaydetmeye çalışıldığında sistem hata verecektir.

• Yazma: Yazma yetkisi var ise dışarıdan herhangi bir dosya, Orkestra içerisine alınabilmektedir. Bu yetki Grup veya Kullanıcıya tanımlanmamış ise sistem hata mesajı verecektir.

Dipnot: Bir dosyayı açıp üzerinde değişiklik yapmak istediğimizde eğer yetki yoksa üzerinde işlem yapılsa bile Orkestra’ da herhangi bir şekilde değişiklik olmayacaktır, ilk haliyle karşımıza çıkacaktır. Ancak belgenin üzerinde değişiklik yaptıktan sonra ilgili belgeyi Yerel Diske kaydetmek istediğimizde sistem; temp dosyası olarak bilgisayarın içine bu belgeyi kaydedecektir.

• Adını Değiştirme: Yetki verilmişse ilgili dosyanın üzerinde sağ tıklayarak “Adını Değiştir” seçeneği kullanılabilmektedir.

Eğer “Adını Değiştirme” Yetkisi kullanıcıya tanımlanmamışsa sistem hata verecek ve işlem başarısız olacaktır.

• Taşıma:Taşıma işlemi bir dosyayı farklı bir Klasör ya da Dizinin içerisine aktarmak için kullanılan bir özelliktir. Taşıma Yetkisi sadece Yetki verilen Kök Klasör içerisinde geçerlidir. Bilgisayar içerisindeki belgeler sürükleyerek Orkestra’nın içerisine alınabilmektedir ancak Orkestra’nın içerisindeki bir dosyayı sürükleyerek bilgisayara taşıma işlemi yapılamamaktadır. Sadece Yerel Diske Kaydet bağlantısı ile işlem yapılabilmektedir.

NOT: Taşıma Yetkisi, “Listeleme” “Silme” ve “Alt Dizin Açma” Yetkileri ile bağlantılı olarak çalışmaktadır. Taşıma yetkisi verilecek ise diğer yetkiler de tanımlı olmalıdır.

Eğer Taşıma yetkisi ilgili Grup veya Kullanıcıda yoksa sistem hata verecektir.

 

• Silme:Dizinin içerisindeki dosyaları silmek için kullanılır. Yetki verilmemişse ilgili dosya silinmek istendiğinde sistem hata mesajı vermektedir.

• Yazdırma (Print): Ctrl + P ile işlem yapılmıyor.
• Güvenlik Değiştirme: ne işe yarıyor?
• Kategori Değiştirme: Kategori Değiştirme Yetkisi verilmişseilgili Dizin veya dosyanın Özellikler > Kategoriler sekmesinde “Listeden Ekle” veya “Ağaçtan Ekle” işlemleri yapılabilmektedir. Eğer Kategori Değiştirme Yetkisi verilmemiş ise ekleme işlemi yapılamayacaktır. Yetki verilmemişse “Listeden Ekle” ve “Ağaçtan Ekle” seçenekleri görünmemektedir.

 

• Detayları Değiştirme: Özellikler sekmesindeki Detaylar menüsü ile bağlantılıdır. Detayları Değiştirme Yetkisi varsa aşağıdaki gibi bir ekran karşımıza çıkacaktır:

Eğer Değiştirme Yetkisi verilmediyse; seçenekler pasif biçimde görünür ve üzerinde herhangi bir değişiklik yapılamaz. Sadece ilişkilendirilmiş bir dosya eklenecek ise bu işlem yapılabilmektedir.

• İlgilileri Değiştirme: Özellikler > İlgililer sekmesi için Yetki tanımlamasıdır. Eğer bu Yetki verilmemişse Listeden Ekle seçeneği ekranda gelmeyecektir.

• Sürüm Görüntüle:Sürüm Görüntüleme, ilgili Dizin veya dosya içerisine eklenen Sürümün gösterilmesini sağlamaktadır. Eğer Yetki verilmemişse ilgili Grup ve Kullanıcı Orkestradaki Dizin veya dosyanın Özellikler > Sürüm sekmesinde herhangi bir bilgi ile karşılaşmayacaktır.
• Sürüme Ekle:Özellikler > Sürüm sekmesinden Sürüm Ekleme - Çıkarma işlemi yapılmaktadır. Yetki verildiğinde gözükecek ekran şu şekilde olmalıdır:

Eğer kullanıcıya “Sürüme Ekle” yetkisi verilmemişse dosyanın Özelliklerine tıklandığında gelindiğinde sürüm sekmesi görünmeyecektir.

• Sürüm Durum Güncelleme: Sürüm Durum Güncellemesi, eklenen Sürümün durumunun onaylanıp onaylanmadığının düzenlenebilmesi için kullanılmaktadır.

 

Eğer Grup veya Kullanıcı için yetkilendirme yapılmamışsa Durum Güncellemesi butonu pasif olur.

 

• Sürüm Silme: Bu özellik, Dizin veya dosyanın içerisine eklenen Sürümlerin silinebilmesini sağlamaktadır.

Kullanıcıya yetki verilmediği takdirde Sürüm Silme butonu görünmeyecek ve işlem başarısız olacaktır.

 

 

Log: Bu alana sadece Sistem Yöneticisi erişebilir. Kullanıcıların hangi tarih ve saat diliminde, ilgili dosya üzerinde hangi işlemleri yaptığının listelendiği alandır.

 

Dosyalama Sistemin üst satırında bulunan bazı ögeler aşağıda yer almaktadır.

                       

 Üzerinde Çalışılan Dosyaları Listelemek için kullanılmaktadır. Bilgisayarda açık birden fazla sekme ve bulmanız gereken bir dosya varsa bu dosyaların listelenmesi istendiğinde;

 Bu ekran karşınıza çıkacaktır.

• Yerel Dosyayı Aç dediğinizde hangi dosyayı açmak istiyorsanız ilgili dosyayı sizlere bulup açma işlevi görmektedir.
• Dosyayı Seç dediğinizde ilgili dosya hangi Klasör, Dizin veya Alt Dizin içerisindeyse Orkestra, bu dosyayı bulup otomatik olarak o ekranı size getirmektedir.
• Sunucuya Gönder dediğinizde Orkestra sunucusuna güncellemeler dahilinde gönderme işlemi yapacaktır.
• Yerel Dosyayı Sil dediğinizde seçilen dosya silinecek ve üzerinde yaptığınız değişiklikler kaydedilmeyecektir.

 

Dosyada güncelleme yapıp kaydetmek istendiğinde Dosya Güncellemesi sekmesi açılacaktır.

          

Dosya Güncellemesi ekranında hazırladığınız dosyayı Sunucuya Gönderme işlemi, Daha Sonra Gönder seçeneğine tıklayarak belirli bir tarih veya saatte güncellemenin yapılmasını talep edebilir veya Tüm Güncellemeleri İptal edip dosyanın ilk halinde kaydedilmesini sağlayabilirsiniz.

Dosya/Dizin Arama: Üzerinde çalışma yapılacak bir dosya var fakat hangi Klasör veya Dizinde olduğu bilinmiyorsa filtreleme yaparak aranan dosya bulunabilmektedir.

• Arama Penceresini Aç : Aramak istenen dosya hangi Dizinde ise ilgili Dizinin Adı veya biliniyorsa Konum Dosyası gibi bilgilerden arama yapabilmektedir.
• Kayıt Numarasından Ara: İlgili dosyanın Kayıt Numarası ile arama yapılmasını sağlamaktadır. Kayıt Numarasına Özellikler > Genel kategorisinden ulaşabilirsiniz.

 

Güvenlik Ayarı olan Dizinleri Göster seçeneği, bir dizinin kilitlenerek yetki dahilinde açılabilmesini sağlamaktadır. (Sadece “admin” kullanıcısında tanımlıdır.)

 

SİSTEM YÖNETİCİSİ İŞLEMLERİ

Sistem Yöneticisi İşlemlerinde birden fazla özellik mevcuttur. Sadece yöneticilere tanımlanmaktadır, yetki verilirse farklı kullanıcılar da bu özellikleri kullanabilmektedir.

 

Erişim Kuralları Listesi

Dosyalama Sistemi içerisinde erişim için belirli kurallar oluşturulabilmektedir. Örneğin kullanıcılar sadece “Mesai saatleri içerisinde dosyalara erişebilsin” gibi bir kural konulduğunda; ilgili Grup veya Kullanıcılar sadece belirlenen saat aralığında dosya ile ilgili işlem yapabilmektedir. Veya herkesin erişmemesi gereken bir dosya var ise bunun için erişim kuralı koyulabilmektedir.

Dosya Erişim Kayıtları (Log)

Erişim Kayıtları; kullanıcıların hangi dosya üzerinde ne işlem yaptığını gösteren bir özelliktir. Ekranda tüm kayıtlar görülmektedir. Kayıt Filtresi, Kullanıcı Adı ve dosya adıyla filtreleme yaparak aranan kayda ulaşılabilmektedir. Örneğin 18.04.2025 tarihindeki Erişim Kayıtlarına ulaşmak isteniyorsa sadece İşlem Tarihine girdiğimiz tarihteki kayıtlar ekrana gelecektir.

 

Dosya Kayıtları: Erişim Kayıtlarından daha basitleştirilmiş bir filtreyle gösterilmektedir.

 

 

Dosya Kilitleri Listesi: 

Bu sekmede kilitlenmiş olan dosyalar listelenmektedir. Hangi kullanıcının kilitlediği ve tarih bilgisini de içermektedir. Özelleştirme yapmak için kolon uyarlaması yapılabilmektedir.

Dizin Şablonları:

Dizin Şablonları, lazım olabilecek dosya şablonunu, Dosyalama Sistemi içerisine kaydederek kullanım kolaylığı sağlamaktadır. İzin Dilekçesi, Kullanım Talimatı gibi şablonlar tanımlanabilmektedir. Bu şablonları kullanabilmek için Şablon Özelliklerini Uygula dediğimizde, daha önce oluşturduğumuz şablonun bir kopyasını oluşturarak işlem yapmamızı sağlamaktadır.

Resim Önizleme Belleği:

İlgili dosyalardaki Resimlerin bellekten temizlenmesi için kullanılmaktadır.

Geri Dönüşüm Kutusu:

Geri Dönüşüm Kutusunda tüm kullanıcıların hangi dosyaları sildiği görülmektedir. Yanlışlıkla silindiğinde veya dosyayı tekrar yükleme talebi olduğunda Geri Alma İşlemi yapılabilmektedir.

Not: Bu menü Yetki dahilinde açılmaktadır.

Üst satırdan “Dosyayı Geri Yükle” dediğinizde seçilen dosyalar daha önce hangi Dizin veya Alt Dizinde ise o konuma geri yükleme işlemi yapacaktır. Ancak “Dizine Yükle” butonuna tıklandığında ilgili dosya; direkt olarak seçilen Dizine geri yüklenecektir.