Gönderi Oluşturma

Tanımlı firmalarımıza basılı olarak göndermek istediğimiz bildirileri, duyuruları, mektupları vs. üzerlerinde alan bilgilerini (adı- soyadı, adresi, telefon numarası, e-posta adresi, firma adı vs.) her defasında ekleme zahmeti olmadan hazırladığımız bir şablon üzerinden otomatik çekerek basmak istediğimizde hazır hale getiren uygulamadır.

Bu işlem için ilk olarak öğe ağacından Adres Yönetimi/Gönderim İşlemleri/Basılı Gönderimler alanına girerek “Yeni” butonuna tıklıyoruz.

Açılan pencerede Şablon alanında bulunan … butonuna tıklıyoruz. Açılan pencere mevcut şablonlarımızı görebileceğimiz ve yeni kayıt oluşturabileceğimiz Zengin Metin Şablonlarını gösterir. Yeni şablon oluşturmak için “Yeni” butonuna tıklıyoruz. Açılan pencerede “Açıklama” alanına şablonumuza vereceğimiz adı yazıyoruz. İçerik alanına ise basılı halde görmek istediğimiz metini yazıyoruz.

Bu alanda metin aralarında firma ya da kişi kartları üzerindeki kayıtlı alanlarımızdan herhangi bir alanın örneğin telefon numarası, adı soyadı, firma adı, mail adresi, iletişim adresi gibi bilgilerin otomatik olarak gelebilmesi için  butonuna tıklayarak açılan pencerede hangi alanın gelmesini istiyorsak seçiyoruz. (Örneğin aşağıdaki görselde, metnin başında otomatik yazdırılmak üzere “İlgili Adı” alanı seçilmiştir.) Ardından “İleri” butonuna tıklıyoruz.

Sıradaki aşamada yazdırmak istediğimiz alan bilgisinin büyük küçük harf formatını seçebilir başına ya da sonuna ek koyabilir veya ilgili alan boş ise yerine yazılacak metini seçeceğimiz aşamadır. Aşağıdaki görselde İlgili Adı seçimimizin başına “Sayın” ön eki gelmesi üzerine seçimimizi yaptık. (Örneğin “Sayın Ali Çalışkan”) Ardından “Son” butonuna tıkladığımızda metin içerik alanına seçimimiz yansıyacaktır.

Hazır kayıtlı şablonlarımıza da yine “Basılı Gönderim Sihirbazında” bulunan … butonuna tıklayarak açılan pencerede seçimimizi yapabilir, önizlemesine bakabilir ya da yapmamız gereken değişiklik varsa “Değiştir” butonuna tıklayarak şablonumuzun içeriğini düzenleyebiliriz.

Düzenlediğimiz ya da yeni oluşturduğumuz şablon seçimimizi yaptıktan sonra önizleme ekranında inceleyerek “İleri” butonuna tıklıyoruz. Sıradaki ekranda gönderim seçenekleri mevcuttur.

Basılı Gönderimlerimizle beraber gitmesini istediğimiz bir gönderim paketi varsa paket seçim işlemi ve düzenlemeleri bu ekrandan yapılır. Daha önceden oluşturmuş olduğumuz gönderimde burada seçtiğiniz paketin aynısını ve alıcılarda da burada seçeceğimiz alıcılardan bir ya da birkaçını seçmişsek eğer buradaki seçimimizde dikkatli olmalıyız.

Örneğin "B" alıcısı ve "2018 Yeni Yıl Paketimiz" olsun.

Aynı Paketi Alıcılara bir defa gönder seçilirse: 2018 Yeni Yıl Gönderi paketi daha önce "B" alıcısına gönderilmişse bu gönderimde tekrar "B" alıcısı için gönderim oluşturulmaz.

Aynı Paketi Alıcılara her durumda gönder seçilirse: 2018 Yeni Yıl Gönderi paketi daha önce "B" alıcısına gönderilmişse daha önceki gönderimlere bakılmaz. Ve "B" alıcısı için yeni gönderim oluşturulur.

Aynı Paketi Tekrar gönderim için sor seçilirse: 2018 Yeni Yıl Gönderim paketi daha önce "B" alıcısına gönderilmişse ve bu gönderimde de aynı paket ve kullanıcılar seçilmişse uyarı ekranı açılır. Bizin isteğimiz dahilinde kullanıcıya gönderim yapılır ya da yapılmaz.

Gönderim Paketinin devamında açılan "Alıcılar Seçimi" ekranında gönderimin yapılacağı alıcılar tanımlanır. Adresleri boş olan alıcılar varsa ve bu alıcılar içinde gönderim oluşturulmak isteniyorsa "Boş Adrese İzin Ver" kutusuna seçim yapılmalıdır. Boş bırakıldığı zaman adres alanları boş olan alıcılar listede otomatik olarak görüntülenmeyecektir.

Alıcı Seçim Ekranında;
1 numara ile işaretlenmiş alanı kullanarak "İlgili Kişi" listesine ulaşabiliriz.
2 numara ile işaretlenmiş alanı kullanarak "Firmalar" listesine ulaşabiliriz.
3 numara işaretlenmiş alanı kullanarak Sihirbazdan Kişi/Firmaları seçebiliriz.

Alıcılarımızı "Listeden Ekle" butonunu kullanarak da ekleyebiliriz. Açılacak olan ekranda "Kişi" ve "Firmalar" toplu olarak listelenecektir. Menüde bulunan ve aşağıda gösterilen "İlgili Tercihi” simgesine tıkladığımızda gönderimizin gideceği adresleri (İş/Mektup Adresi, Ofis İrtibat Adresi vb.) belirleyebiliriz.

Alıcı seçmemizin diğer bir yolu ise "Dağıtım Listelerini" kullanmaktır. Oluşturulmuş "Dağıtım Listelerini" kullanarak belirli kategorilerdeki alıcılarımızı listeye daha hızlı ekleyebiliriz.

Alıcı seçimimizi Sihirbazı (yukarıda 3 numara ile işaretlenen alan) kullanarak da yapabileceğimizi söylemiştik. Sihirbaza tıkladığımızda aşağıda bulunan "Kaynak Seçimi" ekranı açılacaktır. Seçimini yapacağımız kişi/firmanın kaynağını seçerek işleme devam edebiliriz.

Kaynak olarak "Gönderiler" seçilirse daha önce gönderilmiş olan gönderiler (e-posta, faks, mektup vb.) içerisinden seçim yapılır. Filtreler kullanılarak hedeflenen ilgililer seçilebilir.

Ör: 2018 Yeni Yıl Mektubu gönderdiğiniz alıcılara mail göndermek istiyorsak, bu işlemi sihirbazı ve filtreleri kullanarak kolayca yapabiliriz.

Kaynak seçimi / Seçenekler alanında bulunan "Seçilen Kayıtlar" alanında "Eklensin" seçili durumda ise eklediğimiz alıcılar listeye eklenecektir. Eklediğimiz kişilere "Dağıtım Listesinde" olduğu gibi açıklama yazabiliriz. Kaynak seçimi ekranında seçim işlemimiz bittiğinde "İleri" butonunu kullanarak "İlgili Kişi" ekranına geçiş yapabiliriz.

Gönderim işlemini tamamlamadan önce önceki ekranlarda (kişi listesi, paket ekleme vb.) değişiklik yapmak istiyorsak "Geri" butonunu tıklayarak diğer ekranlara geçiş yapabiliriz. Öncesinde ya da sonrasındaki ekranlarda yaptığımız seçimlerde değişme olmaz. Listenizdeki kişileri kontrol ettikten sonra "Son" butonuna tıklayarak Sihirbazı kapatabiliriz. Kişi/ Firmalarınız "Alıcılar" listemize eklenecektir. Sonrasında "İleri" butonuna tıklayarak bir sonraki ekrana geçiş yapıyoruz.

Gönderim Özeti ekranında gönderim ile ilgili özet bilgiler bulunur. Gönderimizi hemen göndermek istiyorsak "Hemen Göndermeye Başla" seçeneğini seçmeliyiz. Eğer gönderimizin “Hazır Durumda Bekletilmesini” istiyorsak "Gönderi Durumu" altındaki "Hazır Durumda Beklet" seçeneğini seçmeliyiz.

Aynı İlgili Kişi /Firma "Sadece bir gönderi oluştur" seçtiğimizde o kayıt için sadece 1 gönderi oluşturulur.

Ör: "B" alıcısı hem ilgili kişilerden eklenmiş. Hem de eklediğimiz "Dağıtım Listesinin" içerisinde bulunuyor. Birisi için ev diğeri içinde ofis adresi seçilmiş. Bu durumda "B" kişisi için tek gönderi oluşturulur. Eğer "Her Biri İçin Ayrı Gönderi" oluştur seçilirse "B" kişi kaç kere seçilmişse o sayıda gönderim oluşturulur.

Bu işlemler tamamlandıktan sonra gönderimiz artık oluşturulacaktır ve verdiğimiz cevaba göre ya gönderilir ya da hazırda bekletilir. Hazırda bekletilen gönderiler istenildiği zaman alıcılara gönderilebilir. “Basılı Gönderimler” ekranındaki listeden “Değiştir” butonu ile gönderimizi açarak Gönderiler sekmesine geçtiğimizde hazır durumdaki kayıtlarımızı görebilir ve aşağıdaki görselde işaretlenmiş sihirbazları kullanarak gönderilerimizi gerçekleştirebiliriz.

Firmalar üzerinde gönderiler için ilgili adını belirlemek üzere öğe ağacından Adres Yönetimi alanında bulunan “Firmaları” açıyoruz. İlgili Kişiler sekmesinde bulunan “Gönderi İlgilisi 1 ve 2” alanlarına giriş yaptığımız isimler gönderilerde “İlgili Adı” seçildiğinde gelecek isimlerdir.