E-Arşiv Faturalarını, E-Posta İle Nasıl Gönderebilirim? (Entegratör Üzerinden)

Oluşturduğumuz e-arşiv faturaların e-posta olarak gönderimini entegratör üzerinden yapmak istiyorsak Araçlar menüsü altında bulunan Tercihler alanına girerek öğe ağacından E-Arşiv’ e tıklıyoruz. Burada E-Arşiv E-Posta Ayarları alanında Entegratör Üzerinden İmzalı ya da İmzasız seçeneğini işaretleyerek Uygula ve Kaydet diyerek kaydediyoruz.

Göndereceğimiz faturaların e-posta olarak gitmesi için Gönderim Şeklinin Elektronik olarak işaretlenmesi gerekmektedir. Elektronik olarak işaretlediğimiz ve gönderdiğimiz E-arşiv faturalarının Cari Hesaplarında kayıtlı olan E-Posta adreslerine otomatik olarak faturalar E-Posta atılacaktır. Faturaları elektronik olarak işaretlemek için Orkestra üzerinde E-Fatura alanında bulunan E-Arşiv Faturalarında faturamızı çift tıklayarak açıyoruz. E-Arşiv sekmesinde bulunan Gönderim Şeklini Elektronik olarak seçip kaydediyoruz.

Not: Gönderim Şekli- Elektronik olarak işaretlenmeyen e-arşiv faturalara e-posta gitmeyecektir.

Faturalarımızı her defasında Elektronik olarak işaretlemek istemiyorsak profil oluşturarak e-arşiv faturaların tamamını Elektronik olarak işaretleyebiliriz. Bu işlem için öğe ağacından E-Fatura/E-Fatura Profilleri alanına giriş yapıyoruz. Yeni butonuna tıklıyoruz. Gönderim Şeklini Elektronik olarak, Hedef Fatura Türünü E-Arşiv olarak işaretliyoruz. Uygulama şeklini Otomatik Uygula/Kaydet seçiyoruz ve başlangıç zamanını seçtikten sonra kaydediyoruz. Sonrasında oluşturduğumuz e-arşiv faturalar otomatik olarak Elektronik şeklinde işaretlenecektir.

Kayıtlı E-Posta Adresi dışında bir adrese e-posta göndermek istiyorsak gönderim esnasında yine Orkestra üzerinde E-Fatura alanında bulunan E-Arşiv Faturalarında faturamızı çift tıklayarak açıyoruz. E-Arşiv sekmesinde E-Posta’ ya tıklayarak varsa kayıtlı e-posta adreslerinde seçiyoruz yoksa karşısındaki kutuya göndermek istediğimiz e-posta adresini yazıp gönderim şeklini elektronik olarak seçtikten sonra Kaydet butonuna tıklıyoruz. Böylece faturayı gönderdiğimizde belirlediğimiz e-posta adresine mail olarak gidecektir.

Not: Entegratör üzerinden gönderilen e-postalar 5 e-posta = 1 kontör (70 kuruş + KDV) olacak şekilde ücretlendirilir ve maillerin iletilip iletilmediğinin takibi yapılabilir. Ücretsiz gönderim için SMTP ile kendi e-posta sunucumuz ile gönderim tercihini yapmamız gerekmektedir. SMTP ile gönderimlerde e-postaların takibi yapılamamaktadır.

Gönderdiğimiz e-postaların takibini seçili olan e-arşiv faturanın üzerindeyken e-posta gönder butonunda bulunan E-Posta Log Sorgulaya tıkladığımızda gönderim güncelerine ulaşabiliriz. Görseldeki örnekte “Durum” alanında e-postanın gönderildiği bilgisi bulunmaktadır. Ayrıca e-posta durumu kolonunda bulunan yeşil tikli zarf da e-postanın başarılı bir şekilde gönderildiğini göstermektedir.